La Planificación "Otra perspectiva"

La Planificación 

El proceso de la planificación es uno de los primeros que se enseñan en la administración, tiene su origen en ser capaz de proyectar nuestras acciones a un futuro, con esta premisa podemos entender que cuando planificamos, buscamos predecir de alguna manera el futuro. 

Es un proceso complicado y para muchas empresas resulta ser muy costoso, la cual necesita mucha información para realizarse de manera adecuada, en muchos caso distintos profesionales para que un enfoque multidisciplinario pueda orientar nuestras intenciones de saber cuales son las mejores acciones a tomar en un futuro

La planificación no es un proceso estático, es dinámico, debe ser flexible y capaz de adaptarse, las herramientas no son manuales, son guías, el éxito de un plan estar atento a los detalles y tener una amplia visión de lo que se quiere lograr, como se quiere lograr, cuando se quiere lograr u con que se quiere lograr, son preguntas básicas a la hora de realizar nuestra planificación, en una empresa esta deben formularse buscando satisfacer la Misión de la misma buscando dar un paso mas hacia su Visión. 

"Una mala planificación, es una planificación que nos lleva al fracaso". 

Cuando  planificamos nos encontramos en una zona llamada "Incertidumbre" lo cual nos lleva a tener riesgos potenciales, nuestro objetivo antes de realizar alguna acción, es reducir esa incertidumbre a su mínima expresión, de esta manera, reducimos los riesgos que se nos puedan presentar mas adelante, el primer paso para hacer esto  es saber ¿donde estoy?,  ¿que significa? en un evento intervienen distintos factores, internos y externos, los internos o factores controlables y los externos, los cuales no podemos controlar, saber donde estoy, me permite a mi saber el momento actual, es ver la trayectoria que he tenido para llegar al punto donde me encuentro, en este momento es donde se formulan hipótesis para solucionar nuestro problema, al analizar la situación actual, verificaremos si nuestras hipótesis tienen el potencial para resolver nuestro problema , para eso,  necesito saber los factores que influyen ahora en mi acción.

Factores Internos

Son estos que tenemos en nuestro entornos y podemos modificar a voluntad, al poder controlarlos, los podemos medir y con esto realizar estándares, con los cuales podemos mejorarlos o observar su desempeño, un buen ejemplo, dentro de una empresa, las cantidades producidas, las políticas, normas entre otras , en una persona, pensamientos, acciones incluso, sentimiento y emociones. 

Factores Externos  

Son aquellos que se encuentran en el ambiente, son muy complicado de modificar o imposible, sus mediciones no nos permiten realizar estándares, pero podemos realizar modelos o patrones basado en la información suministrada, se pueden estimar su comportamiento, pero no se puede tener certezas sobre ellos, ejemplo: Políticas del estado, la Economía nacional, el Valor de la Moneda, El Clima, Los Clientes. 

"Una evaluación correcta de los factores que intervienen en nuestra planificación, nos darán una base adecuada para una decisión" 

Al saber donde estamos, nos ubicamos en un espacio y en un tiempo, ahora tenemos las bases para para hacer la próxima pregunta ¿A donde voy?, pues nuestro objetivo final, es tomar una decisión para satisfacer una necesidad, que puede ser solventar un problema o abordar una situación de la mejor manera, tenemos que pasar al plano futuro, no ver el camino, visualizar el objetivo,  que es lo que necesitas, a donde quieres llegar, ver, ejemplo: Deseo ir este fin de semana a la playa, pues en este paso, te ves en la playa disfrutando.

Esto motiva a tu meta, y te hace pensar si realmente es lo que necesitas, si tu objetivo satisface la necesidad, o en dicho caso, ver el problema ya solucionado 

Una vez hecho esto, comenzamos nuestra planificación a la inversa, no vamos a ir del punto A. al B, buscamos la ruta mas corta del punto B al A, ¿suena a lo mismo? pues, es como buscar la ruta a una montaña, solo que en vez de comenzar desde la base, comienzas desde la cima, desde el objetivo ya logrado. 

Con esto partimos de las Hipótesis, son pensamientos que parecen buenas alternativas para bajar la montaña, o los caminos mas rápidos, realizamos las que consideremos prudentes, puedes tomar como margen de referencias, Costosas, Accesibles, Económica, o Complicado, Realizable, Facil, de esta manera tendrás un numero de hipótesis que te funcionaran de margen de referencia

Ahora si, el trabajo científico o metódico 

Generar Alternativas 

Con nuestra metas en mano, y con las hipótesis, pasamos usar métodos que nos permitan generar alternativas a nuestra problemática, podemos usar una Matriz FODA o el método de Causa y Efecto, también si somos mas metódicos y se nos dan las gráficas, el Diagrama de Pareto, una buena opción también es el método del Arbol, todos estos métodos te permiten generar cantidades de alternativas para lograr el objetivo mediante la evaluación sistemática de los factores que previamente has meditado.

Planificación Estratégica

Es una planificación diseñada para tener un plan de respuesta ante las situaciones que se puedan presentar, son planes diseñados de forma que funcionen como estrategia ante situaciones que se puedan presentar a futuro mediante el desarrollo de nuestro plan principal, planes de acción ya meditados, utilizados ampliamente por el ejercito, consiste en ver todos los escenarios posibles a detalle, de manera que en el caso que sucedan, tener una respuesta programada y no tomar decisiones en el sitio, esto esta basado en el hecho de que si algo puede salir mal, va a salir mal, de esta manera tenemos los que son los pronósticos, Bueno, Posible, Malo, en este caso, nos preparamos para los tres, una planificación que lleva mucho tiempo, muchas personas involucradas pero permite la supervivencia en ambientes de alta incertidumbre, busca conseguir una meta mediante la consecución de estrategias evaluando los riesgos posibles que se puedan presentar y preparando planes emergentes para estos.

Ejemplo: 

Queremos salir de viaje, sin embargo, al ver nuestro vehículo pensamos, lo mejor que puede pasar es que el día sea soleado y no tenga ningún problema, aunque el cielo se ve nublado y no he hecho ninguna revisión mecánica al carro, puede que llueva y se daño el carro en el camino. entonces, nos preparamos para el peor escenario así como para el mejor, chequeamos nuestro auto, consultamos el pronostico, preparamos nuestro equipaje, notificamos que vamos a salir, llevamos algunas herramientas y un caucho de repuesto.

Evaluación de Alternativa

Una vez teniendo las alternativas, usamos métodos cualitativos o cuantitativo para evaluarlos estos pueden ser un sencillo PNI o una Evaluación de Factores, hasta una regresión lineal.

Podemos clasificar nuestras alternativas, por prioridad, costo, beneficio, tiempo de ejecución, recursos necesarios, de esta manera podemos evaluar los factores que nos interesan y seleccionar las mas idónea, la evaluación de estas alternativas nos permiten tener planes que pueden funcionar para solucionar nuestros problemas 

Selección de Alternativas 

Las Alternativas deben satisfacer ciertas características, deben ser viables, y deben solucionar teóricamente nuestro problema, esto nos lleva al proceso de toma de decisión, que es elegir cual es la alternativa que satisface mejor nuestras necesidades, podemos seleccionarla basados en los datos que estas arrojan, o la experiencia que tenemos en el tema, también podemos consultar una fuente externa que conozca de la materia o ver si nuestra alternativa a sido aplicada por otra persona observando los resultados que le dio, ya en este punto, las alternativas han pasado por un extenso proceso de evaluación, haciendo que la decisión sea mucho mas sencilla, el proceso de planificación esta basado no para tomar decisiones a ciegas, sino para determinar cual es la mejor alternativa que podemos tomar, o la serie de paso que vamos a seguir para realizar una acción.

"Ningún Camino es favorable, para aquella persona que no sabe a donde va"