Uno de los
mejores métodos para determinar estrategias destinadas a la solución de problemáticas
es el diagrama de Pareto, basado en métodos estadísticos nos permite tener una
vista clara y precisa del problema basado en los datos obtenidos, mientras más
fieles sean los datos, más efectiva va a ser su aplicación, especialmente útil para
encontrar las causas precisas de un problema sin caer en la necesidad de
plantear hipótesis o comenzar a aplicar medidas correctivas sin estudios
previos, muchas veces el problema suele ser causado por factores desconocido en
la gerencia, y métodos genéricos que funcionan en otras empresas o en otros
momentos, en la actualidad no pueden causar el mismo efecto, una empresa es un
paciente, y como médicos que somos, debemos hacer un diagnóstico preciso para
descartar otros males y dar el medicamento correcto.
El diagrama de
Pareto es un caso particular del gráfico de barras, en el que las barras que
representan los factores correspondientes a una magnitud cualquiera están
ordenados de mayor a menor (en orden descendente) y de izquierda a derecha.
Este principio
empírico que se presenta en todos los ámbitos de la vida como el económico (la
mayor parte de la riqueza está concentrada en unas pocas personas), el
geográfico (la mayoría de la población vive en una pequeña parte del
territorio), etc., se aplica al análisis de problemas entendiendo que existen
unos pocos factores (o causas) que originan la mayor parte de un problema.
¿Cuándo se utiliza?
- Al identificar
un producto o servicio para el análisis para mejorar la calidad.
- Cuando existe la
necesidad de llamar la atención a los problema o causas de una forma
sistemática.
- Al identificar
oportunidades para mejorar
- Al analizar las
diferentes agrupaciones de datos (ej: por producto, por segmento, del
mercado, área geográfica, etc.)
- Al buscar las
causas principales de los problemas y establecer la prioridad de las
soluciones
- Al evaluar los
resultados de los cambos efectuados a un proceso (antes y después)
- Cuando los datos
puedan clasificarse en categorías
- Cuando el rango
de cada categoría es importante
Pareto es una herramienta de análisis de datos ampliamente utilizada y es
por lo tanto útil en la determinación de la causa principal durante un esfuerzo
de resolución de problemas. Este permite ver cuáles son los problemas más
grandes, permitiéndoles a los grupos establecer prioridades. En casos típicos,
los pocos (pasos, servicios, ítems, problemas, causas) son responsables por la
mayor parte el impacto negativo sobre la calidad. Si enfocamos nuestra atención
en estos pocos vitales, podemos obtener la mayor ganancia potencial de nuestros
esfuerzos por mejorar la calidad.
Un equipo puede utilizar la Gráfica de Pareto para varios propósitos
durante un proyecto para lograr mejoras:
- Para analizar
las causas
- Para estudiar
los resultados
- Para planear una
mejora continua
- Las Gráficas de Pareto son especialmente valiosas como fotos de “antes y después” para demostrar qué progreso se ha logrado. Como tal, la Gráfica de Pareto es una herramienta sencilla pero poderosa.
¿Cómo se utiliza?
- Seleccionar
categorías lógicas para el tópico de análisis identificado (incluir el
periodo de tiempo).
- Reunir datos. La
utilización de un Check List puede ser de mucha ayuda en este paso.
- Ordenar los
datos de la mayor categoría a la menor
- Totalizar los
datos para todas las categorías
- Calcular el
porcentaje del total que cada categoría representa
- Trazar los ejes
horizontales (x) y verticales (y primario – y secundario)
- Trazar la escala
del eje vertical izquierdo para frecuencia (de 0 al total, según se
calculó anteriormente)
- De izquierda a
derecha trazar las barras para cada categoría en orden descendente. Si
existe una categoría “otros”, debe ser colocada al final, sin importar su
valor. Es decir, que no debe tenerse en cuenta al momento de ordenar de
mayor a menor la frecuencia de las categorías.
- Trazar la escala
del eje vertical derecho para el porcentaje acumulativo, comenzando por el
0 y hasta el 100%
- Trazar el gráfico
lineal para el porcentaje acumulado, comenzando en la parte superior de la
barra de la primera categoría (la mas alta)
- Dar un título al
gráfico, agregar las fechas de cuando los datos fueron reunidos y citar la
fuente de los datos.
- Analizar la
gráfica para determinar los “pocos vitales
Modo de aplicación del diagrama de Pareto
- Recolectar o recoger datos y clasificarlos por categorías
- Ordenar las categorías de mayor a menor indicando el número de veces que se ha producido.
- Calcular los porcentajes individuales y acumulados de cada categoría, el acumulado se calcula sumando los porcentajes anteriores a la categoría seleccionada.
- Construcción del diagrama en función de los datos obtenidos anteriormente.
- Comenzando por la categoría que contenga más elementos y, siguiendo en orden descendente, calcular:
Los datos se pueden ordenar de la siguiente manera
- Frecuencia absoluta.
- Frecuencia absoluta acumulada.
- Frecuencia relativa unitaria.
- Frecuencia relativa acumulada.
La frecuencia absoluta, son la cantidad de observaciones realizadas,
expresado en números naturales.
La frecuencia absoluta acumulada es la sumatoria de las frecuencias absolutas hasta un
determinado puntos, el total de la frecuencia absoluta representa el total de
observaciones
La frecuencia relativa unitaria, es el porcentaje que representa ese número de
observaciones ante el 100%
La frecuencia relativa acumulada, es la sumatoria hasta determinado punto, el total de
la frecuencia debe ser del 100%
Mediante una
encuesta realizada al personal operativo de la empresa Copias Universal, se
buscaban los factores por los cuales los pedidos no eran entregados a tiempo,
se le entrego a los empleados del departamento una encuesta de selección múltiple
en el cual podían señalar cuales eran los factores que tenían más incidencia en
este problema, los resultado se colocaron en la siguiente tabla estadística.
Dibujar el diagrama
de Pareto.
Representar el
gráfico de barras correspondiente
que, en el eje horizontal, aparecerá también en orden descendente cada factor
con su frecuencia absoluta.
Delinear la curva
acumulativa.
Se dibuja un punto
que represente el total de cada categoría. Tras la conexión de estos puntos se
formará una línea poligonal. (Frecuencia absoluta acumulada)
dentificar
el diagrama, etiquetándolo con
datos como: título, fecha de realización, periodo estudiado,…
Analizar el
diagrama de Pareto.
En el diagrama de
Pareto anterior puede observarse como dos tipos de incidencias comprenden el
49,73% de los requerimientos de asistencia: Reponer papel (30,60%) y Requiere
limpieza (19,13%
Para realizarlo en Excel puedes
ver esta página, la cual lo explica muy bien.
Análisis de la información.
El diagrama de Pareto nos permite tener una base para resolver el problema, podemos ver que en nuestro problema, la
limpieza y la reposición del papel tienen una incidencia del 49,73%. Si le
agregamos la falta de tóner sería un total de 63.33% de incidencia en nuestro
problema, es decir, solucionando esto lo más probables es que nuestro problema
se reduzca en una forma más o menos proporcional, es decir que si antes se nos
retrasaban 100 pedidos, ahora solo deberían ser 37 aproximadamente al
solucionar estos tres factores.
Esto nos lleva la siguiente parte de
Pareto, el plantear las estrategias, las cuales se dividen en corto, medio y
largo plazo.
Estrategias a corto plazo: Estrategias de bajo costo y que se puedan poner
en funcionamiento en menos de un año, estas pueden dar un aporte significativo
a la solución mientras se obtienen los recursos para proyectos más costosos y
de mayor impacto.
Estrategias a Mediano Plazo: Estrategias que van a llevar de 1 a 3 años, de
costo moderado, con un impacto importante, con esta deben quedar resultas las
necesidades no satisfechas con las de corto plazo.
Estrategias a largo plazo: destinadas a más de 3 años, con el fin de
erradicar el problema en toda su expresión usando inversiones importantes o
reformas significativas, estas buscan no solo atacar el 20%, sino prevenir que
el 80% cause problemas significativos.
Ejemplo:
Para nuestra empresa el gerente podría pensar que se necesitan nuevos
equipos o mejores empleados, puede que el tiempo prometido es muy corto o que
los trabajadores son ineficientes, sin embargo, las observaciones hechas por
los empleados arrojaron otros resultados por lo tanto se puede proceder con
pruebas estadísticas a plantear estrategias.
Estrategia a corto Plazo.
*Mejorar el suministro de papeles estableciendo un lugar de abastecimiento
de fácil acceso.
*Realizar cálculos estimados de los papeles utilizados mensualmente y
disponer de un stock sobre las necesidades.
*Establecer políticas de mantenimiento preventivo programado en los equipos de
fotocopiado.
* Realizar estimados de cuanto es la duración de los toner en los equipos y
comprar los necesarios para reponerlos en los tiempos planteados.
Estrategias a Mediano Plazo
*Buscar proveedores más económicos que nos permitan comprar mayores
cantidades de insumos para reponer los stocks.
* Capacitar al personal para que realicen el mantenimiento preventivo a los
equipos en los días programados para hacerlo.
*Establecer bonos de productividad por pedidos entregados en el plazo.
Estrategias a Largo plazo
*Disponer de un lugar lo suficientemente amplio para poder almacenar los
insumos suficientes para varios meses.
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